📥 E-Rechnungs-Postfach

Die E-Rechnungspflicht: Wer muss was — und ab wann?

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze verpflichtend — gestaffelt von 2025 bis 2028. Hier die Fristen und Ausnahmen im Überblick, ohne Juristendeutsch.

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle

Seit dem 1.1.2025 darf Ihnen jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) schicken — Ihre Zustimmung ist nicht mehr nötig. Das heißt im Klartext: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen, lesen und unverändert aufbewahren können. Das gilt auch für:

  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG
  • Private Vermieter (Vermietung gilt umsatzsteuerlich als unternehmerische Tätigkeit)
  • Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb
  • Land- und Forstwirte

Für den Empfang genügt technisch ein E-Mail-Postfach. Die Datei müssen Sie allerdings im Original (das XML!) aufbewahren — ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF reicht nicht.

Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für größere Unternehmen

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann für diese Gruppe nicht mehr zulässig.

Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle

Ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze — unabhängig von der Unternehmensgröße.

Die wichtigsten Ausnahmen

  • Kleinunternehmer (§ 19 UStG): dauerhaft von der Versandpflicht befreit — die Empfangspflicht gilt aber auch für sie.
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: dürfen weiterhin als Papier oder einfaches PDF ausgestellt werden.
  • Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze.
  • B2C: Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Aufbewahrung: 8 Jahre, unverändert, maschinenlesbar

E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden — revisionssicher und maschinell auswertbar. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (zuvor zehn). Wichtig: Das bloße Ablegen im E-Mail-Postfach gilt nicht als GoBD-konforme Archivierung.

Was sollten Sie jetzt konkret tun?

  1. Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen einrichten und den Lieferanten mitteilen.
  2. Eingehende E-Rechnungen prüfen — zum Beispiel mit unserem kostenlosen Viewer.
  3. Die Originaldateien strukturiert und unveränderbar ablegen (nicht nur im Mail-Postfach!).
  4. Falls Sie 2027/2028 unter die Versandpflicht fallen: rechtzeitig klären, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen erzeugen kann.

Empfang + Archiv ohne Buchhaltungssoftware?

Genau dafür bauen wir das E-Rechnungs-Postfach: eine eigene Empfangsadresse, automatische Prüfung und GoBD-konforme Aufbewahrung — gemacht für Kleinunternehmer, Vermieter und Vereine. Tragen Sie sich ein, wir melden uns zum Start.

Stand: Juni 2026. Dieser Ratgeber ist eine redaktionelle Zusammenfassung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz und die BMF-Schreiben zur E-Rechnung.