E-Rechnung im Verein: Was der Kassenwart jetzt wissen muss

Betrifft das unseren Verein überhaupt?

Sehr wahrscheinlich ja. Sobald ein Verein wirtschaftlich tätig ist — Vereinsheim-Bewirtung, Trikotsponsoring, Eintrittsgelder, vermietete Räume — gilt er insoweit als Unternehmer und muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Eine Ausstellungspflicht trifft kleine Vereine dagegen meist nicht: Wer unter die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) fällt, bleibt dauerhaft davon befreit.

Das praktische Problem heißt nicht „Strafe", sondern „Chaos"

Eine direkte Strafe fürs Nicht-empfangen-Können gibt es nicht — formal genügt ein E-Mail-Postfach. Das echte Risiko sieht anders aus: Der Getränkelieferant schickt eine XRechnung, die niemand öffnen kann. Die Datei liegt im privaten Postfach des Kassenwarts. Dann wechselt der Vorstand — und mit ihm verschwinden Zugänge, Mails und Belege. Bei der nächsten Kassenprüfung oder beim Finanzamt fehlt das Original.

Dazu kommt: E-Rechnungen müssen als unveränderte Originaldatei aufbewahrt werden (GoBD), 8 Jahre lang — ein Ausdruck im Leitz-Ordner genügt dafür nicht.

Was der Verein konkret braucht

1. Eine vereinseigene Empfangsadresse für Rechnungen — unabhängig von privaten Postfächern einzelner Vorstände.
2. Eine Möglichkeit, XRechnung/ZUGFeRD zu lesen — zum Beispiel mit unserem kostenlosen Viewer, direkt im Browser, ohne Installation.
3. Eine geordnete, unveränderbare Ablage, die den Vorstandswechsel übersteht und für die Kassenprüfung exportierbar ist.

Buchhaltungssoftware ab 10–20 €/Monat ist dafür meist zu viel — zu teuer fürs Vereinsbudget und zu kompliziert für wechselnde Ehrenamtliche.