E-Rechnung für Vermieter: Was Sie wirklich wissen müssen

Ja, das betrifft auch Sie als privater Vermieter

Im Umsatzsteuerrecht ist „Unternehmer", wer nachhaltig Einnahmen erzielt — dazu zählt auch die private Vermietung. Seit dem 1. Januar 2025 darf Ihnen deshalb jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken, ohne Sie zu fragen. Ab 2027 müssen größere Handwerksbetriebe (über 800.000 € Vorjahresumsatz) sogar so abrechnen, ab 2028 fast alle übrigen.

Das konkrete Szenario

2027 saniert ein Heizungsbetrieb Ihre Therme und schickt eine XRechnung — eine XML-Datei. Beim Öffnen sehen Sie nur Code. Sie haben jetzt drei Aufgaben:

1. Lesen: Was steht drin, stimmt der Betrag? Genau dafür gibt es unseren kostenlosen Viewer — Datei hineinziehen, fertig.
2. Aufbewahren: Die XML-Originaldatei muss unverändert über die gesamte Aufbewahrungsfrist (8 Jahre) aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder selbst erzeugtes PDF ersetzt das Original nicht.
3. Wiederfinden: Für die Anlage V, die Nebenkostenabrechnung und den Steuerberater müssen Sie die Rechnung in zwei Jahren noch zuordnen können — welche Wohnung, welches Gewerk, welcher Betrag.

Müssen Sie jetzt Angst haben? Nein.

Ehrlicherweise: Für den bloßen Empfang genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach, und eine direkte Strafe fürs „Nicht-empfangen-Können" gibt es nicht. Das Problem ist praktischer Natur: unlesbare Dateien, verstreute Mails, und bei einer Prüfung oder der Nebenkostenabrechnung beginnt die Sucherei. Es geht also um Ordnung und Komfort, nicht um Strafvermeidung.

Brauchen Sie dafür Buchhaltungssoftware? Auch nein.

Programme wie lexoffice oder sevdesk sind für Selbstständige mit laufender Buchhaltung gebaut — Buchungssätze, Umsatzsteuer, Belegerfassung. Für zwei Wohnungen ist das Overkill zum Dauerabo-Preis. Was Vermieter brauchen, ist deutlich schlichter: E-Rechnungen lesen können, sicher ablegen, nach Objekt sortieren, am Jahresende gesammelt exportieren.